Del backlog al valor: el arte de gestionar y priorizar demandas

En un mundo ágil y dinámico, donde las demandas son constantes y los recursos limitados, saber priorizar el backlog es una habilidad esencial para cualquier equipo de trabajo.

Al fin y al cabo, cuando todo parece urgente e importante, ¿cómo decidir qué debe hacerse primero realmente?

En este artículo, vamos a explorar algunas técnicas y conceptos que pueden ayudarte a escapar del “apocalipsis del backlog” y enfocarte en lo que realmente genera valor para el negocio y para los clientes.

El costo de no priorizar

Antes de hablar sobre cómo priorizar, es importante entender los riesgos de no hacerlo de manera efectiva. Cuando el backlog se convierte en una lista de deseos sin criterios claros, surgen algunos problemas comunes:

Desperdicio de tiempo y recursos en demandas de bajo impacto.
Aumento de urgencias innecesarias, donde todo se vuelve emergencia.
Insatisfacción del cliente por entregas que no cumplen con sus verdaderas necesidades.
Desmotivación del equipo, que se queda sin claridad de propósito y dirección.
Desalineación con la estrategia del negocio.

De esta manera, más que una buena práctica, priorizar es una necesidad para cualquier equipo que busca eficiencia y eficacia en sus entregas.

Métodos de priorización

Afortunadamente, existen diversas técnicas que pueden ayudar en este desafío. Vamos a conocer algunas de las más utilizadas:

Método MoSCoW

Este método consiste en categorizar las demandas en 4 grupos: Must Have (debe tener), Should Have (debería tener), Could Have (podría tener) y Won’t Have (no tendrá). Esto ayuda a separar lo esencial de lo deseable.

Matriz Esfuerzo x Impacto

Aquí, evaluamos cada demanda considerando el esfuerzo necesario para entregarla y el impacto que traerá. De esta forma, priorizamos los elementos de alto impacto y bajo esfuerzo.

WSJF (Weighted Shortest Job First)

Técnica utilizada en SAFe, para entornos corporativos que demandan escalabilidad en la gestión de proyectos. Considera factores como el valor del negocio, el tiempo crítico, el costo de retraso, la reducción de riesgos y el tamaño de la demanda para definir la prioridad. También se utiliza la escala de Fibonacci adaptada.

Imagen que ilustra cómo calcular el WSJF

Matriz Eisenhower

Formalizada por Stephen Covey, quien se inspiró en una cita de Eisenhower, esta matriz separa las demandas en 4 cuadrantes (Importante y Urgente, Importante pero no Urgente, Urgente pero no Importante, Ni Urgente ni Importante), ayudando a enfocarse en lo que realmente no puede esperar.

“Tengo dos tipos de problemas: los urgentes y los importantes. Los urgentes no son importantes, y los importantes nunca son urgentes.” — Dwight D. Eisenhower, ex presidente de EE.UU.

El concepto de “Costo de Retraso”

Mais do que o valor que uma entrega gera, é fundamental considerar também o custo de não Más que el valor que genera una entrega, es fundamental considerar también el costo de no hacerlo ahora.

Cuanto más postergamos una demanda importante, mayores son los riesgos de perder oportunidades de mercado, desagradar a los clientes o comprometer la calidad debido a plazos ajustados.

Por lo tanto, antes de posponer una entrega, siempre pregúntate: “¿Cuánto cuesta no hacer esto ahora?”.

Errores comunes de priorización

Incluso conociendo técnicas y conceptos, algunos errores siguen siendo comunes al priorizar:

Dejar que la voz más alta de la sala gane, priorizando en base a influencia y no a datos.
No tener criterios claros, lo que hace que la priorización sea subjetiva e intuitiva.
No involucrar al equipo y a los stakeholders, generando desalineación y retrabajo.
Creer que todo es prioridad, sobrecargando al equipo y diluyendo el enfoque.

Para evitar estos problemas, es importante tener un proceso estructurado de priorización, con criterios bien definidos y participación de los involucrados.

¿Quieres saber más sobre priorización de backlog?

Si te gusta el tema y deseas profundizar más en los conceptos, aquí comparto algunas recomendaciones de lectura para enriquecer tu conocimiento:

Escaping the Build Trap: El libro de Melissa Perri muestra cómo evitar el error de “entregar por entregar” y priorizar con base en un impacto real.
The Lean Product Playbook: El libro de Dan Olsen es una guía práctica para validar ideas y priorizar funcionalidades basadas en un aprendizaje continuo.
Start With Why: El libro de Simon Sinek destaca la importancia de comenzar cualquier decisión con un propósito claro. En el contexto de backlog, ayuda a priorizar iniciativas alineadas con el “porqué”, evitando desperdicios y entregas sin impacto real.
Product Backlog Building: El libro de Fábio Aguiar y Paulo Caroli es una guía práctica para estructurar y refinar el backlog, asegurando alineación entre negocio, tecnología y usuarios.
Lean Inception: El libro de Paulo Caroli ofrece un método práctico para la alineación de productos y definición de MVP, asegurando que los equipos elijan lo que realmente debe priorizarse antes de comenzar el desarrollo.
Agile Estimating and Planning: El libro de Mike Cohn es uno de los mejores sobre cómo priorizar, estimar y planificar entregas en entornos ágiles. Explica técnicas como Valor de Negocio, WSJF y Customer Value Prioritization.
Continuous Discovery Habits: El libro de Teresa Torres muestra cómo usar el descubrimiento continuo para priorizar con base en un aprendizaje real, evitando suposiciones y desperdicios.

El arte de elegir las demandas correctas

Priorizar es esencial para cualquier equipo que busca entregar valor de forma consistente y sostenible. Más que una lista de deseos, el backlog debe reflejar las verdaderas necesidades del negocio y de los clientes, balanceadas con los recursos disponibles.

Al utilizar técnicas como MoSCoW, WSJF y la Matriz Eisenhower, y considerar conceptos como el Costo de Retraso, los equipos pueden tomar decisiones más fundamentadas y estratégicas, evitando desperdicios y maximizando resultados.

Y recuerda: priorizar también es saber decir no cuando es necesario, para que el sí se dé a aquello que realmente marca la diferencia.

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