Do backlog ao valor: a arte de gerenciar e priorizar demandas

Em um mundo ágil e dinâmico, onde as demandas são constantes e os recursos limitados, saber priorizar o backlog é uma habilidade essencial para qualquer equipe de trabalho.

Afinal, quando tudo parece urgente e importante, como decidir o que realmente deve ser feito primeiro?

Neste artigo, vamos explorar algumas técnicas e conceitos que podem ajudar você a escapar do “acopalice do backlog” e focar naquilo que realmente gera valor para o negócio e para os clientes.

O custo da não-priorização

Antes de falarmos sobre como priorizar, é importante entender os riscos de não fazê-lo de forma efetiva. Quando o backlog vira uma lista de desejos sem critérios claros, alguns problemas comuns surgem:

Desperdício de tempo e recursos em demandas de baixo impacto.
Aumento de urgências desnecessárias, onde tudo vira emergência.
Insatisfação do cliente por entregas que não atendem às suas reais necessidades.
Desmotivação do time, que fica sem clareza de propósito e direção.
Desalinhamento com a estratégia do negócio.

Dessa maneira, mais do que uma boa prática, priorizar é uma necessidade para qualquer time que busca eficiência e eficácia em suas entregas.

Métodos de priorização

Felizmente, existem diversas técnicas que podem ajudar nesse desafio. Vamos conhecer algumas das mais utilizadas:

Método MoSCoW

Esse método consiste em categorizar as demandas em 4 grupos – Must Have (precisa ter), Should Have (deveria ter), Could Have (poderia ter) e Won’t Have (não terá). Isso ajuda a separar o essencial do desejável. Veja o exemplo da estrutura desse método na imagem a seguir.

Matriz Esforço x Impacto

Aqui, avaliamos cada demanda considerando o esforço necessário para entregá-la e o impacto que ela trará. Priorizamos assim os itens de alto impacto e baixo esforço. Veja o exemplo da estrutura desse método na imagem a seguir.

WSJF (Weighted Shortest Job First)

Técnica utilizada no SAFe, para ambientes corporativos que demandam escalabilidade da gestão de projetos. Considera fatores como valor de negócio, tempo crítico, custo de atraso, redução de risco e tamanho da demanda para definir a prioridade. Usa-se também a escala Fibonacci adaptada.

Matriz Eisenhower

Formalizada por Stephen Covey, que se inspirou em uma citação de Eisenhower, essa matriz separa as demandas em 4 quadrantes (Importante e Urgente, Importante mas não Urgente, Urgente mas não Importante, Nem Urgente nem Importante), ajudando a focar no que realmente não pode esperar.

“Tenho dois tipos de problemas: os urgentes e os importantes. Os urgentes não são importantes, e os importantes nunca são urgentes.” Dwight D. Eisenhower, ex-presidente americano.

O conceito de “Cost of Delay”

Mais do que o valor que uma entrega gera, é fundamental considerar também o custo de não fazê-la agora.

Quanto mais adiamos uma demanda importante, maiores os riscos de perder oportunidades de mercado, desagradar clientes ou comprometer a qualidade por conta de prazos apertados.

Portanto, antes de adiar uma entrega, sempre pergunte: “quanto custa não fazer isso agora?”.
Erros Comuns de Priorização
Mesmo conhecendo técnicas e conceitos, alguns erros ainda são comuns na hora de priorizar:

Deixar a voz mais alta da sala vencer, priorizando com base em influência e não em dados.
Não ter critérios claros, tornando a priorização subjetiva e intuitiva.
Não envolver o time e stakeholders, gerando desalinhamento e retrabalho.
Achar que tudo é prioridade, sobrecarregando o time e diluindo o foco.

Para evitar esses problemas, é importante ter um processo estruturado de priorização, com critérios bem definidos e participação dos envolvidos.
Quer saber mais sobre priorização de backlog?
Se você gosta do tema e deseja se aprofundar mais nos conceitos, compartilho aqui algumas dicas de leitura para enriquecer o seu conhecimento.

Escaping the Build Trap: O livro de Melissa Perri, mostra como evitar o erro de “entregar por entregar” e priorizar com base em impacto real.

The Lean Product Playbook: O livro de de Dan Olsen é um guia prático para validar ideias e priorizar funcionalidades com base em aprendizado contínuo.

Start With Why: O livro de Simon Sinek, destaca a importância de começar qualquer decisão com um propósito claro. No contexto de backlog, ajuda a priorizar iniciativas alinhadas com o “porquê”, evitando desperdícios e entregas sem impacto real.

Product Backlog Building: Livro de Fábio Aguiar e Paulo Caroli, é um guia prático para estruturar e refinar o backlog, garantindo alinhamento entre negócio, tecnologia e usuários.

Lean Inception: O livro de Paulo Caroli, traz um método prático para alinhamento de produto e definição de MVP, garantindo que times escolham o que realmente deve ser priorizado antes de começar o desenvolvimento.

Agile Estimating and Planning: O livro de Mike Cohn é um dos melhores sobre como priorizar, estimar e planejar entregas em ambientes ágeis. Explica técnicas como Valor de Negócio, WSJF e Customer Value Prioritization.

Continuous Discovery Habits: O livro de Teresa Torres, mostra como usar a descoberta contínua para priorizar com base em aprendizado real, evitando suposições e desperdícios.

A arte de escolher as demandas certas
Priorizar é essencial para qualquer time que busca entregar valor de forma consistente e sustentável. Mais do que uma lista de desejos, o backlog deve refletir as reais necessidades do negócio e dos clientes, balanceadas com os recursos disponíveis.

Ao utilizar técnicas como MoSCoW, WSJF e Matriz de Eisenhower, e considerar conceitos como o Custo do Atraso, times podem tomar decisões mais embasadas e estratégicas, evitando desperdícios e maximizando resultados.

E lembre-se: priorizar também é saber dizer não quando necessário, para que o sim seja dado para aquilo que realmente faz a diferença.

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Escrito por:
Fernanda Cunha, Scrum Master
at Corebiz